Curso de Capacitação SIPAC promove a interação dos setores administrativos da UFPA

Aprender sobre os fluxos administrativos da UFPA, trocar experiências, compartilhar sugestões e apresentar as funcionalidades dos novos módulos do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). Tudo isso compôs o Curso de Capacitação promovido no período 19 a 23 de fevereiro pela Pró-Reitoria de Administração (Proad), a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (Proplan), a Pró-Reitoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoal (Progep), além do Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC), em parceria com o Núcleo de Inovação e Tecnologias Aplicadas a Ensino e Extensão (NITAE²).

Na abertura, no dia 19, estiveram presentes o reitor da UFPA, Emmanuel Zagury Tourinho; o pró-reitor de Administração, João Cauby de Almeida Júnior; e a pró-reitora de Planejamento e Desenvolvimento Institucional, Raquel Trindade Borges. Os representantes da Universidade destacaram a importância desse momento de transição de sistemas de informação na UFPA para a melhoria dos fluxos de gestão da Universidade. “Esse processo de construção é baseado em alguns princípios que temos tentado seguir. Um deles é dar maior transparência aos atos da gestão. Outro ganho muito importante é a descentralização, ou seja, na medida em que tornamos esses sistemas mais aptos a responder a cada uma das necessidades dos vários setores da Universidade, as Unidades começam a ter maior autonomia e governança sobre os processos de gestão do seu dia a dia. E com isso, nós também melhoramos muito tanto a gestão como o próprio relacionamento entre os vários setores da Instituição”, declarou o Reitor.

O Curso foi ministrado por Ernani de Oliveira Sales, coordenador de Sistemas de Informação do CTIC. Ao longo das apresentações sobre o SIPAC, diretores e servidores da Proad e da Proplan também explicaram conceitos e fluxos administrativos fundamentais para a compreensão não só do uso do Sistema como dos processos na Instituição. A coordenadora de Planejamento Orçamentário da Proplan, Cristina Yoshino, reforçou a importância do planejamento e mostrou quais instrumentos nacionais e institucionais são utilizados atualmente para a configuração do orçamento das Universidades e, no caso da UFPA, das Unidades.

O assessor da Proad, Jorge Nogueira, partir da sua experiência de mais de 30 anos na UFPA, apresentou o histórico dos diferentes sistemas que foram implementados na Universidade, desde a tecnologia de cartões perfurados dos computadores IBM 1130, em 1972, até a compra do Sistema Integrado de Gestão (SIG) em 2009, incluindo o SIPAC (Veja a Linha do Tempo dos Sistemas Administrativos da UFPA). O diretor do CTIC, Marco Aurélio Capela, relatou o processo de implementação dos módulos do SIG, destacando o trabalho integrado das Pró-Reitorias.

  O diretor de Compras e Serviços da Proad, Francineuto Oliveira, ao apresentar a dinâmica dos processos de compras, ressaltou o papel de cada um para os passos que a Instituição está dando em direção ao aperfeiçoamento de seus processos. “É preciso que tenhamos consciência do nosso papel como atividade meio. Quando a gente compra papel, caneta, computador, a gente não está simplesmente fazendo uma compra, mas dando melhores condições para aquele aluno que está lá na sala de aula ou para o professor que faz Pesquisa, Ensino e Extensão. Então, essa deve ser a nossa consciência não só como servidores, mas também como cidadãos”, enfatizou.

 A diretora de Almoxarifado e Patrimônio, Laura Lobato; o diretor de Finanças e Contabilidade, Daniel Serique Júnior; e o diretor de Contratos e Convênios, Mauro Veloso,  também apresentaram suas equipes e explicaram os processos que coordenam e que passarão a ser administrados nos novos módulos do SIPAC.

Mais de 200 pessoas de diversas unidades da UFPA participaram do treinamento. O curso teve como dinâmica a apresentação do conteúdo por módulo do Sistema. Ao final de cada módulo, abria-se para os participantes tirarem dúvidas e oferecerem contribuições para melhorias no Sistema e nos fluxos administrativos. Foi uma oportunidade também de reunir os setores de gestão e administração da UFPA, possibilitando maior diálogo entre os servidores.

Para Márcia Santos, do Campus de Castanhal, mais do que aperfeiçoar os fluxos administrativos, o SIPAC representa uma oportunidade para oferecer um melhor serviço à sociedade. “Talvez o capital mais importante da Universidade seria o capital humano, então nós entendemos que o nosso papel é fundamental para que nós possamos atender a comunidade universitária e fazer uma gestão competente. Então, a gente se sente muito gratificado e, com certeza, vamos aproveitar muito bem, levando para o interior as funcionalidades do Sistema de maneira disciplinada, colaborativa”, afirmou a servidora técnico-administrativa.

Já a docente Janice Muriel da Cunha, do Instituto de Estudos Costeiros de Bragança, reforça a importância do trabalho colaborativo. “Considero que esse curso é importante por vários motivos. O primeiro é a integração dos gestores da Universidade, a integração dos servidores que compõem a Instituição, em nome de uma atualização de um Sistema que é fundamental para a Universidade desenvolver suas ações estratégicas, com uma agilidade maior. Então, o Curso oferece a oportunidade de a gente conhecer não só as novidades que o SIPAC traz para o docente gestor, mas também para os outros colegas, que desenvolvem as outras atividades nesse Sistema”.

No encerramento do Curso, com a presença do reitor em Exercício da UFPA, professor Gilmar Pereira da Silva, e dos pró-reitores Raquel Borges e João Cauby, os gestores reforçaram a importância do Curso como um momento de envolvimento da comunidade universitária para, de forma coletiva, dar um passo importante rumo à descentralização da gestão orçamentária e financeira da Instituição. Gilmar Pereira declarou: “Pensar a gestão da nossa Universidade de forma coletiva é muito positivo. As coisas dão certo na Universidade, com todos os desafios, porque todos nós, de uma certa maneira, somos apaixonados por isso tudo. Mesmo com as dificuldades, a gente é envolvido e, ao mesmo tempo, envolvente. Cada um de nós, no seu lugar, no seu espaço, tem um fascínio muito grande por essa instituição”.

Para João Cauby: “Não se faz inovação, não se implanta sistema sem pessoas. E nós queríamos compartilhar esse momento com cada um de vocês, essa foi a proposta inovadora: não aprendermos primeiro, mas aprendermos junto com vocês”. Já para Raquel Borges: “São esses momentos que a gente leva de aprendizado, de ver a nossa Instituição crescer, e nós crescermos junto com ela. Que esses momentos se repitam muitas vezes”.

As permissões solicitadas pelas Unidades para uso do SIPAC estarão disponíveis a partir do dia 12 de março. Em breve, será aberto um ambiente de treinamento para que os participantes do Curso possam acessar e testar as funcionalidades. As orientações de acesso serão enviadas por e-mail. Serão disponibilizados também materiais de apoio na sala do SIPAC na Plataforma Moodle.

Ao final, servidores e colaboradores participantes da capacitação encerraram o encontro com uma apresentação musical, com canções da Música Popular Brasileira e Paraense.

Sobre o Sistema - O SIPAC é parte do Sistema Integrado de Gestão (SIG), assim como o Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA) e o Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH), e já é utilizado na UFPA desde 2013 com seus módulos de protocolo, contratos e convênios. Em 2017, os módulos de orçamento, compras (materiais e serviços), registro de preços, almoxarifado e patrimônio começaram a ser implantados e passarão a ser utilizados em 2018.
Conheça mais sobre o Sistema e os benefícios da implementação dos novos módulos.

Texto e fotos: Divulgação / Proad