Novas políticas sobre os serviços da Microsoft e do Google na UFPA

Novas políticas para uso dos pacotes de serviços oferecidos pela Microsoft e pelo Google para Instituições Federais de Ensino Superior foram aprovadas pelo Conselho Superior de Administração (Consad) da UFPA. Devido a atualizações nas configurações dos serviços disponíveis para as universidades, serão estabelecidos limites de armazenamento por usuário(a) na UFPA que optou por acessar o e-mail pela plataforma do Gmail/Google. Para quem optou por manter o acesso à conta de e-mail pelo serviço institucional, permanecem os mesmos limites.

Desde 2020, por decisão também do Consad, a UFPA aderiu aos pacotes de serviços Microsoft Office 365 A1 para educação e Google Workspace for Education, por meio de negociação da Rede Nacional de Pesquisa (RNP), organização vinculada ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações (MCTI), para disponibilização de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) para uso pelas universidades. Ao todo, cerca de 1.200 campi de instituições de ensino adotaram o uso desses pacotes de serviços também. As versões disponibilizadas para a UFPA são a Microsoft Office 365 A1² (serviços principais: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Teams, Forms e OneDrive) e o Google Workspace for Education Fundamentals (serviços principais: Agenda, Classroom, Drive e Documentos, Gmail, Chat, Keep, Meet, Grupos, Jamboard, Sites e Tarefas, além do serviço adicional do Perfil do Google Acadêmico).

Em julho de 2021, o Google anunciou a restrição de armazenamento para as instituições que possuem o pacote Google Workspace for Education Fundamentals, passando a ser limitado a 100 TB (terabytes) por universidade a partir de julho de 2022. Com isso, após estudo do Comitê de Governança Digital da UFPA, será aplicada a cota de armazenamento, por usuário(a), de 2 GB (gigabytes) para contas institucionais cujos usuários(as) são servidores ou unidades, e 1 GB (gigabyte) para discentes. No caso do serviço de armazenamento do pacote da Microsoft, será delimitado o uso de até 1 TB (terabyte) de armazenamento no OneDrive por usuário(a) (servidor/a, discente ou unidade).

O novo limite entrará em vigor no dia 15 de julho de 2022. Uma vez vigente, o(a) usuário(a) que tiver ultrapassado o novo limite ficará impedido de realizar novos uploads e de anexar arquivos em mensagens de e-mail. Depois disso, no dia 1^o de agosto, o sistema começará a eliminar os arquivos que excedam o limite do(a) usuário(a).

Para o diretor do Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC) da UFPA, Marco Aurélio Capela, os limites estabelecidos pelas novas políticas visam garantir a manutenção dos serviços para toda a comunidade acadêmica: “Diante da nova configuração do pacote de serviços do Google para as universidades, buscamos alternativas que pudessem impactar o mínimo possível na rotina de uso dos serviços de TI pela comunidade acadêmica da UFPA. Como temos contratos com duas empresas que oferecem serviços semelhantes, será possível utilizar alternativas de uma quando disponíveis de forma mais limitada em outra, como o serviço de armazenamento”.

Atualmente, a UFPA possui mais de 39 mil usuários(as)/contas em uso, ocupando, no total, mais de 350 TB de armazenamento no pacote Google Workspace for Education, utilizados com os serviços de e-mail e majoritariamente com o Google Drive. Até julho, a Instituição deverá reduzir esse uso para até 100 TB, a partir da aplicação do novo limite por usuário(a). Pela maior capacidade de armazenamento (1 TB por usuário/a), o OneDrive, ferramenta de arquivo da Microsoft, poderá ser utilizado como alternativa ao Google Drive.

O CTIC produziu uma série de tutoriais para que os(as) usuários(as) verifiquem o armazenamento em uso de suas contas no Google e planejem algumas estratégias de limpeza/otimização do e-mail e do Google Drive, como a migração de arquivos do Google Drive para o OneDrive, backup dos e-mails, utilização do arquivo de backup e exclusão de mensagens. Para isso, será necessário que o(a) usuário(a) crie, se ainda não tiver, uma conta na Microsoft para passar a usar os serviços oferecidos pelo pacote Microsoft Office 365 A1 para educação.

Uso responsável e com segurança - Além de estabelecer os limites de armazenamento por usuário(a), as políticas de uso dos serviços da Microsoft e do Google também orientam quanto às responsabilidades dos(as) usuários(as) pelas contas e ao uso apropriado e ético dos aplicativos para fins acadêmicos e administrativos.

É vedado aos(às) usuários(as), por exemplo, a disseminação ou o armazenamento de quaisquer conteúdos, informações, dados ou materiais pessoais, restritos, sigilosos ou que violem a Lei Geral de Proteção de Dados ou a Lei de Direitos Autorais, entre outras leis ou normas. A conta institucional também não deve ser utilizada para guardar arquivos pessoais, examinar, copiar, distribuir ou armazenar qualquer material protegido por copyright, sem que possua licença ou autorização específica para tal, incluindo músicas, filmes, jogos, emuladores de jogos, vídeos, distribuição ou divulgação de senhas para acesso a programas alheios, difamação de pessoas, negócios e informações protegidas por segredo de Estado ou outro estatuto legal.

Para maior segurança do uso dos serviços, é recomendável que o(a) usuário(a) não compartilhe seus dados de acesso à conta institucional, tampouco mantenha a conta aberta em dispositivos que possam ser acessados por terceiros, ainda que de modo temporário.

Em médio prazo, para melhor gerir os serviços disponíveis para a comunidade acadêmica, com novos(as) usuários(as) a cada ano, o acesso aos serviços do Microsoft Office para educação e do Google Workspace for Education serão bloqueados após 180 dias do encerramento do vínculo do(a) usuário(a) com a UFPA e a conta do(a) usuário(a) poderá ser excluída bem como todos os dados nela armazenados.

O reitor da UFPA, Emmanuel Zagury Tourinho, avalia que esses serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) são importantes para a inclusão digital da comunidade universitária, complementando outras iniciativas que vêm sendo tomadas: “Nos últimos anos, fizemos investimentos importantes para ampliar e qualificar o acesso à internet em todos os campi da UFPA. Outra frente foi a disponibilização de serviços de TIC para a educação e o trabalho acadêmico, que foram fundamentais para subsidiar o trabalho administrativo e docente neste período da pandemia, além de fornecer equipamentos a alunos em vulnerabilidade e recursos de estudos e pesquisas para todos os estudantes. Entendemos que essas políticas favorecem a inclusão digital, viabilizando o acesso e a apropriação dessas tecnologias por toda a comunidade universitária”.

Acesse os tutoriais do CTIC aqui.

Texto: Assessoria de Comunicação Institucional da UFPA

Imagem: Freepik